Tin tức
Máy chấm công là gì? Có những loại nào?
Th8
CPC PRO sẽ giới thiệu tới bạn các loại máy chấm công thông dụng hiện nay cũng như đặc điểm chi tiết của mỗi loại để giúp bạn có thể dễ dàng chọn lựa cho cơ quan, doanh nghiệp của mình một thiết bị điểm danh nhân viên thật phù hợp nhé!
Chấm công là gì ?
Chấm công là một hoạt động không thể thiếu tại các cơ quan, công ty, doanh nghiệp, nhà máy, nhà xưởng… để bộ phận quản lý, nhân sự theo dõi được giờ giấc, thời gian làm việc của người lao động, từ đó có căn cứ tính lương, thưởng và nâng cao kỷ luật lao động một cách hiệu quả nhất. Hiện nay, đã có rất nhiều mẫu máy chấm công ra đời và ngày càng được sử dụng phổ biến hơn để thay thế cho sổ chấm công truyền thống. Vậy máy chấm công là gì, có những loại nào, mua loại nào thì tốt, cùng tìm hiểu ngay thôi!
Máy chấm công là gì? Có ưu điểm, lợi ích gì?
Máy chấm công là thiết bị được sử dụng để ghi nhận giờ đến làm và giờ tan làm của người lao động, cung cấp căn cứ xác định nhân viên có đi làm đúng giờ không, có đi sớm về muộn không… Từ những dữ liệu chấm công thu được từ máy, các bộ phận quản lý, nhân sự có thể tính lương, thưởng chính xác cho người lao động, giúp nâng cao ý thức làm việc, tinh thần kỷ luật để cơ quan, doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn.
So với sổ chấm công truyền thống, máy chấm công giúp:
- Rút ngắn thời gian chấm công;
- Tránh được các sai sót khi ghi nhận thời gian chấm công, đảm bảo sự khách quan và dễ dàng giải quyết các khiếu nại liên quan đến chấm công của nhân viên vì thời gian do máy chứ không phải do con người xác nhận;
- Tăng tính tiện lợi khi chấm công nhờ máy thường có nhiều tính năng, tiện ích.
Vì thế, máy chấm công ngày càng được nhiều cơ quan, doanh nghiệp lựa chọn để thay thế cho phương pháp chấm công truyền thống, đặc biệt là tại các địa điểm có đông nhân viên, yêu cầu nghiêm ngặt về thời gian làm việc…
Có những loại máy chấm công nào?
Trên thị trường hiện nay có rất đa dạng các mẫu máy chấm công khác nhau, khiến bạn có thể phải bối rối khi không biết nên chọn loại nào cho phù hợp. Tuy có số lượng sản phẩm lớn song thực tế thì cách phân loại máy chấm công khá đơn giản, cụ thể như sau:
Máy chấm công cơ học
Đây là loại máy chấm công mà người chấm công sẽ đưa thẻ giấy vào máy. Sau đó, thời gian chấm công vào, ra của mỗi ca làm việc được in trực tiếp lên thẻ giấy chấm công (vì thế, loại máy này còn được biết đến với tên gọi đơn giản hơn là máy chấm công thẻ giấy). Việc tổng hợp dữ liệu chấm công cần được thực hiện thủ công trước rồi người dùng mới có thể nhờ tới sự hỗ trợ của phần mềm tính lương để xử lý các dữ liệu này.
Loại máy chấm công thẻ giấy này có đặc điểm là:
- Thời gian chấm công nhanh, chỉ mất khoảng 1 giây cho mỗi lượt chấm công.
- Thường đi kèm tính năng chuông báo giờ vào ca và tan ca.
- Chi phí đầu tư ban đầu khá rẻ, nhưng trong quá trình dùng sẽ phát sinh chi phí mua thẻ giấy, thay mực in.
- Người chấm công phải nhớ mang theo thẻ, giữ cho thẻ phẳng và khô thì mới chấm công được.
- Có thể xảy ra tình trạng chấm công hộ nhau.
- Dữ liệu chấm công được tổng hợp thủ công nên tốn thời gian, khó tránh khỏi sai sót.
Máy chấm công điện tử
Đây là loại máy chấm công mà ID nhân viên và dấu hiệu nhận diện nhân viên được lưu trước vào bộ nhớ máy. Khi người chấm công thành công trong việc xác thực danh tính đã được đăng ký trước, thời gian chấm công mỗi ngày được lưu trực tiếp vào bộ nhớ máy chấm công. Các dữ liệu chấm công sau đó được chuyển tới máy tính và được tổng hợp, xử lý bằng các phần mềm chấm công chuyên dụng hoàn toàn tự động dựa trên những yêu cầu cụ thể của người dùng.
Tùy thuộc vào cách thức nhận diện danh tính của người chấm công mà máy chấm công điện tử sẽ được phân loại thành:
- Máy chấm công sinh trắc học: Nhận diện bằng cách quét vân tay, khuôn mặt hoặc tròng mắt.
- Máy chấm công thẻ cảm ứng, thẻ từ: Nhận diện bằng cách quét thẻ cảm ứng, thẻ từ.
Loại máy chấm công điện tử này có đặc điểm là:
- Dữ liệu được tổng hợp và xử lý tự động, có thể lưu trữ lâu dài và xuất thành các báo cáo khác nhau theo yêu cầu nên tiết kiệm thời gian, đảm bảo tính chính xác và tiện lợi cao.
- Các máy chấm công điện tử có thể tích hợp 2 phương pháp chấm công bằng sinh trắc học và bằng thẻ cũng như có thể hỗ trợ tính năng kiểm soát ra vào.
- Máy chấm công sinh trắc học khắc phục được tình trạng chấm công hộ, giúp bảo mật, bảo an hiệu quả nhưng tốc độ chấm công chậm (thường khoảng 6 giây cho máy chấm công vân tay, máy chấm công khuôn mặt có thể lâu hơn), có thể bị ảnh hưởng nếu nhân viên mặc đồ bảo hộ, vân tay bị mờ hay bị bẩn…
- Máy chấm công bằng thẻ từ, thẻ cảm ứng có tốc độ chấm công nhanh (chỉ mất khoảng 2 giây cho mỗi lượt chấm công) nhưng vẫn có thể xảy ra hiện tượng chấm công hộ và sẽ phát sinh thêm chi phí làm thẻ cho nhân viên trong quá trình sử dụng.
Ứng dụng chấm công trên điện thoại thông minh
Nói chính xác thì đây không phải là một loại máy chấm công mà là một cách thức chấm công mới và đã bắt đầu được ứng dụng trong cuộc sống. Với kiểu chấm công này, người chấm công sẽ xác thực danh tính qua Wifi ID tại công ty, định vị GPS tại vị trí được cho phép hoặc ảnh chụp thực tế. Các dữ liệu chấm công được lưu trữ, xử lý và tổng hợp tự động theo yêu cầu tương tự như ở dòng máy chấm công điện tử.
Ứng dụng chấm công trên các nền tảng di động ngoài việc có thể tổng hợp và xử lý dữ liệu nhanh chóng thì còn mang lại tính tiện lợi cao, tiết kiệm thời gian do nhân viên có thể chấm công ngay khi bắt đầu ngày làm việc mà không phải chờ đợi ai. Tuy nhiên, chấm công theo cách này sẽ yêu cầu mọi người đều phải có điện thoại thông minh và phí sử dụng hàng tháng khá cao nên hiện cũng chưa quá phổ biến.
